Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

Frozente Klímatechnika Kft.
Székhely: 1193 Budapest, Vécsey utca 12. 8/22.
Telephely: 1194 Budapest, Méta utca 31.
Cégjegyzékszám: 01-09-424337
Adószám: 32442555-2-43

Adatvédelmi kérelmek, általános kapcsolat és panaszkezelés: info@frozente.hu.
Értékesítés: ertekesites@frozente.hu, +36 30 296 9280.
Projektkapcsolat: Kerekes Gábor ügyvezető, +36 30 640 8408.

Kérelmét e-mailben vagy a székhelyre küldött levélben is eljuttathatja hozzánk.

2. A tájékoztató hatálya

A tájékoztató a frozente.hu látogatására, a lakossági és céges ajánlatkérő űrlapokra, a felmérés egyeztetésére, valamint az ezekhez kapcsolódó e-mailes és telefonos kapcsolattartásra vonatkozik. A webes érdeklődés nem hírlevél-feliratkozás és nem általános marketing-hozzájárulás.

A megvalósuló kivitelezés, a számlázás és a jogszabály alapján megőrzendő iratok adatkezelése eltérhet az egyszerű érdeklődés kezelésétől. Ez a tájékoztató nem terjed ki munkavállalói vagy kamerás adatkezelésre.

3. Lakossági ajánlatkérés és helyszíni felmérés

Cél: a megkeresés megválaszolása, az igényelt szolgáltatás és a helyszín pontosítása, felmérés egyeztetése, műszaki egyeztetés és ajánlat előkészítése.

Kezelt adatok: név, telefonszám, e-mail-cím, település, választott szolgáltatás és üzenet; az önként megküldött fényképek és dokumentumok személyesadat-tartalma. A további egyeztetés során a felméréshez szükséges pontos helyszín és a feladathoz kapcsolódó műszaki információk is kezelhetők.

Jogalap: saját nevében eljáró természetes személy ajánlatkérésénél a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, az Ön kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedések. Az egyszerű, szerződés előkészítéséhez nem kapcsolódó kérdés megválaszolásának alapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek: a hozzánk forduló személy megkeresésének kezelése.

Megőrzés: az ajánlatkérési levelezés megőrzési ideje legfeljebb 3 év. A megkeresés lezárása után csak a korábbi egyeztetés igazolásához és az esetleges kapcsolódó igények rendezéséhez szükséges adatok tarthatók meg; ennek jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja. A szükségtelenné vált adatot és mellékletet nem indokolt a teljes időtartamig őrizni. Jogos érdeken alapuló megőrzéssel szemben saját helyzetére tekintettel tiltakozhat, és törlést kérhet.

Adatszolgáltatás: a kapcsolatfelvétel önkéntes. A csillaggal jelzett mezők az adott űrlap elküldéséhez szükségesek; hiányukban az űrlap nem küldhető el. A melléklet opcionális. E-mailben és telefonon is felveheti velünk a kapcsolatot.

4. Céges projektmegkeresés

Cél: a projekt megismerése, a műszaki tartalom és a tervezett kivitelezés egyeztetése, ajánlatadás és üzleti kapcsolattartás.

Kezelt adatok: a kapcsolattartó neve, telefonszáma és e-mail-címe; cégnév, projekthelyszín, projekttípus, tervezett kivitelezés, leírás és a megküldött mellékletek személyes adatai. A jogi személy cégadata önmagában nem személyes adat, a természetes személy kapcsolattartó adata azonban igen.

Jogalap: amennyiben a kapcsolattartó nem maga a szerződő természetes személy, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. Az érdek a kezdeményezett üzleti megkeresés megválaszolása, a szervezetek közötti egyeztetés és annak szükséges dokumentálása. Az adatokat e célhoz szükséges körben használjuk. A kapcsolattartó saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat.

Megőrzés: az ajánlatkérési levelezésnél legfeljebb 3 év, a lakossági megkereséseknél ismertetett szükségességi korlátokkal. Szerződés létrejöttekor a teljesítéshez szükséges adatkezelés a szerződéses kapcsolattartás keretében folytatódik.

Az adatok jellemzően közvetlenül Öntől származnak. Ha kapcsolattartói adatot a megrendelő szervezetétől vagy más képviselőjétől kapunk, az adatforrásról és az adatkezelésről a GDPR 14. cikke szerinti határidőben, főszabály szerint az első kapcsolatfelvételkor tájékoztatást adunk.

5. Feltöltött képek és dokumentumok

A webes űrlapokon PDF, JPG, JPEG és PNG fájl küldhető, legfeljebb 5 MB méretben. A mellékletet a feladat megértésére és a megkeresés kezelésére használjuk. Kérjük, csak az egyeztetéshez szükséges tartalmat küldje el, és a szükségtelen személyes adatokat takarja ki.

A melléklet beküldése nem jelent engedélyt annak referenciafotóként történő nyilvános közzétételére. A referenciákhoz küldött anyagok nyilvános felhasználásáról külön egyeztetés szükséges.

6. Tárhely, levelezés, MiniCRM és hozzáférés

Tárhelyszolgáltató: Rackhost Zrt.
6722 Szeged, Tisza Lajos körút 41.
info@rackhost.hu · rackhost.hu

A Rackhost a honlap kiszolgálásában és a weboldalról küldött levelek technikai továbbításában vesz részt. Adatfeldolgozói feltételei: Rackhost adatfeldolgozói nyilatkozat.

A céges levelezéshez Google Workspace (Gmail) szolgáltatást használunk. A levelek és mellékletek kezelése során a szolgáltató adatfeldolgozóként jár el. A szolgáltatás adatfeldolgozási és nemzetközi adattovábbítási feltételeit a Google adatfeldolgozási kiegészítése ismerteti; a szolgáltatás EGT-n kívüli adatfeldolgozást is érinthet.

Az ajánlatkérő űrlapokat a honlapon futó Contact Form 7 továbbítja a céges levelezésbe. A beküldött szöveges adatokat – kapcsolattartási adatok, választott szolgáltatás, üzenet, illetve céges megkeresésnél a projekt adatai – a választott szolgáltatásnak megfelelő MiniCRM-adatlapon is rögzítjük az érdeklődés kezeléséhez. Ez nem jelent hírlevél-feliratkozást vagy marketing-hozzájárulást. A beküldő automatikus e-mailes visszaigazolást kap.

CRM-adatfeldolgozó: MiniCRM Zrt.
1075 Budapest, Madách Imre út 13–14.
help@minicrm.hu · MiniCRM adatvédelmi tájékoztató · szerződéses és adatfeldolgozói feltételek.

A továbbítás ellenőrzéséhez a WordPress korlátozott hozzáférésű technikai naplót tárol: a szöveges űrlapadatokat, beküldési azonosítót, időpontot, célterületet és továbbítási állapotot. A sikeresen átadott bejegyzések törlését a beküldéstől számított 30 nap, az egyéb – például hibás vagy ellenőrzésre váró – bejegyzésekét 90 nap elteltével napi automatikus törlési feladat végzi. A napló célja a megkeresések elvesztésének megelőzése és a hibakeresés; jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek, a megbízható ügyfélkapcsolat és biztonságos üzemeltetés. A mellékleteket ez a napló nem tárolja, és az automatikus kapcsolat nem tölti fel a MiniCRM-be: azok a céges e-mailhez csatolva érkeznek.

A napló törlése nem törli a levelezést vagy a MiniCRM-adatlapot. Az ajánlatkéréshez kapcsolódó levelezés és CRM-adatok megőrzésére a 3–4. pont szerinti célok, legfeljebb 3 éves időtartam és szükségességi korlátok vonatkoznak; létrejött szerződés esetén a 9. pont is irányadó. Az adatokhoz a Frozente feladatellátással érintett, jogosult személyei férnek hozzá, a szolgáltatók pedig a szolgáltatás biztosításához szükséges körben végeznek technikai adatfeldolgozást. Jogszabályon alapuló hatósági adatszolgáltatásra sor kerülhet.

Az új webes és Facebook-űrlapos megkereséseket a Frozente jogosult értékesítői között automatikusan osztjuk ki. A kiosztó technikai naplója az adatlap és a teendő azonosítóját, a kijelölt felelőst, a forrást, a sorszámot és a feldolgozási állapotot rögzíti; ügyfélnevet és elérhetőséget nem másol ebbe a naplóba. A kiosztási napló bejegyzései 90 nap után, napi ütemezett feladat során törlődnek. A kiosztás belső munkaszervezést szolgál, nem dönt az ajánlat tartalmáról vagy a szerződéskötésről.

7. Technikai adatok és biztonsági mentések

A webhely kiszolgálása során a szerver a kapcsolat létrehozásához és a kérés teljesítéséhez szükséges technikai adatokat kezeli, ideértve az IP-címet és a böngésző által küldött kérésadatokat. A működési és biztonsági naplózás célja a hibakeresés, a rendelkezésre állás és a visszaélések megelőzése. A Frozente e célú adatkezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek, a webhely biztonságos üzemeltetése.

A Rackhost saját rendszerbiztonsági célú adatkezeléseit a szolgáltató adatkezelési tájékoztatója, a Frozente nevében végzett technikai műveleteket az adatfeldolgozói feltételek szabályozzák. A technikai mentésekben lévő példányok a szolgáltatói mentési ciklus végéig korlátozottan fennmaradhatnak. Az ajánlatkérési levelezés 3 éves megőrzése nem jelenti a szervernaplók 3 éves megőrzését.

A szolgáltatói naplózás és mentések konkrét megőrzési idejéről az info@frozente.hu címen kérhet tájékoztatást; ennek megadásához szükség esetén a szolgáltató közreműködését kérjük.

8. Sütik és mérési szolgáltatások

A sütiválasztást a saját webhelyen futó WP Full Picture kezeli. A tárolás célját, a választási lehetőségeket és a visszavonást a Cookie-kezelési tájékoztató ismerteti.

A weboldalon Google Analytics 4 statisztikai és Google Ads konverziós mérés működik, a külön Frozente Google Tag Manager-konténeren keresztül. A statisztikai mérés csak statisztikai hozzájárulás, a hirdetési mérés csak marketing-hozzájárulás után indul. Elutasítás esetén ezek a címkék nem futnak.

A statisztikai mérés célja a látogatottság, az oldalak használatának és a forgalmi forrásoknak az elemzése. A kapcsolódó adatok lehetnek online azonosítók, meglátogatott oldalak, eszköz- és böngészőadatok, valamint hozzávetőleges földrajzi adatok. A kapcsolatfelvételi eseménymérés a sikeres ajánlatkérés, telefonhivatkozás- vagy e-mail-hivatkozás-kattintás tényét és típusát rögzíti. A Google Ads-mérés célja a hirdetésekből érkező érdeklődések eredményességének értékelése.

Jogalap: az Ön hozzájárulása, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja alapján. Hozzájárulását a cookie-beállításokban bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja; ez a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

A szolgáltató a Google Ireland Limited. A Google szolgáltatásai során az EGT-n kívüli, köztük egyesült államokbeli adatkezelés is történhet. Az alkalmazott továbbítási garanciákról a Google adattovábbítási keretrendszerekről szóló tájékoztatója, az adatkezelésről a Google adatvédelmi irányelve ad részleteket.

A Frozente GA4-tulajdonában az eseményadatok megőrzése 2 hónap, a felhasználói adatoké 14 hónap. A felhasználói megőrzési idő új aktivitáskor újraindul. Ezek a beállítások nem vonatkoznak az összesített standard jelentésekre. A sütik élettartamáról és a hozzájárulás kezeléséről a Cookie-kezelés oldalon olvashat.

A webes ajánlatkérő űrlap nem hoz Önre vonatkozó automatikus ajánlati vagy szerződéses döntést; a beküldést a Frozente kezeli.

9. Szerződéses iratok és panaszok

A létrejövő szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés természetes személy ügyfélnél a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontján alapul. A kötelezően megőrzendő bizonylatokra külön jogszabályi határidők vonatkoznak; az egyszerű ajánlatkérés megőrzési ideje nem írja felül ezeket.

Fogyasztói panasz esetén a kivizsgáláshoz szükséges név, elérhetőség, panasztartalom, érintett szolgáltatás és válasz kezelése jogi kötelezettség: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont és az 1997. évi CLV. törvény 17/A. §-a. A panasz jegyzőkönyvét és a válasz másolatát 3 évig kell megőrizni. Egyedi jogi igény miatt további megőrzés csak annak céljához és indokolt időtartamához kötötten történhet.

Űrlapvédelem: a Contact Form 7 űrlapokat Cloudflare Turnstile védi az automatizált visszaélésektől. A Cloudflare, Inc. ennek során technikai jelzéseket – például IP-címet, böngészőazonosítót és a webhelyhez kapcsolódó adatokat – dolgoz fel. A védelem célja a robotforgalom felismerése; nem statisztikai vagy hirdetési mérés. Részletek a Cloudflare Turnstile adatvédelmi kiegészítésében.

10. Az Ön jogai

• Hozzáférés: tájékoztatást és másolatot kérhet a kezelt személyes adatairól.
• Helyesbítés: kérheti a pontatlan adat javítását és a hiányos adat kiegészítését.
• Törlés és korlátozás: a GDPR feltételei szerint kérheti; jogszabályi kötelezettség vagy jogi igény a törlést korlátozhatja.
• Adathordozhatóság: a feltételek fennállásakor, automatizált, szerződésen vagy hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél kérheti.
• Tiltakozás: jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat.
• Hozzájárulás visszavonása: bármikor lehetséges, a korábbi kezelés jogszerűségének érintése nélkül.

Kérelmét az info@frozente.hu címre vagy a székhelyre küldheti. Főszabály szerint egy hónapon belül válaszolunk. Összetett vagy nagyszámú kérelemnél a határidő legfeljebb további két hónappal hosszabbítható; az okról az első hónapon belül tájékoztatjuk. A joggyakorlás főszabály szerint díjmentes. Azonosítási kétség esetén csak a szükséges további információt kérjük.

11. Panasz és jogorvoslat

Közvetlenül panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH):
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
ugyfelszolgalat@naih.hu · naih.hu.

A hatósági panasz előtt nem kötelező a Frozente eljárását kérnie. Bírósághoz is fordulhat a GDPR 79. cikke és az alkalmazandó eljárási szabályok szerint. Az érintetti jogokról a NAIH részletes tájékoztatójában is olvashat.

12. A tájékoztató változásai

A tájékoztatót az adatkezelés változásakor frissítjük. Az új célt vagy szolgáltatót annak alkalmazása előtt ismertetjük, és ahol szükséges, hozzájárulást kérünk. Az aktuális változat frissítési dátuma az oldal tetején található.